Le décommissionnement de systèmes d’information est souvent vu uniquement sous un prisme technique, afin de gagner du temps serveur, économiser des VM, la DSI fait la chasse aux applis qui tournent et qui ne devraient plus. Or on néglige trop souvent la dimension métier de ce décommissionnement.  

En effet, les applications qui sont décommissionnées sont des applications largement obsolètes mais qu’en est-il de cette zone grise des applications anciennes, parfois obsolètes techniquement, mais qui restent accessibles car elles remplissent une fonction qui n’a été reprise dans aucun autre outil ou que certains utilisateurs y sont attachés et que la conduite du changement n’a pas réussi à les amener sur les nouveaux outils. Cet enchevêtrement de petits outils qui sont alimentés manuellement et produisent ici un reporting spécifique pour une entité, là un rapport justificatif dont on a besoin pour la liasse comptable et qui a été négligé lors de la construction de l’ERP flambant neuf.  

Dans une trajectoire SI, on se concentre sur le build, c’est bien normal, et on se dit que le nouvel outil est tellement plus pratique que les utilisateurs migreront naturellement vers les nouvelles pratiques.  

Or c’est rarement le cas, pour les raisons évoquées plus haut :  

  • Difficultés à reprendre d’un coup l’ensemble des fonctionnalités portées par tous les outils existants 
  • Resistance naturelle au changement qui va occasionner des résistances et des replis sur les outils existants 

Néanmoins, il est coûteux de conserver ces applications du legacy, à la fois en termes d’infrastructure mais aussi en performance pour les équipes, et un vrai plan de décommissionnement fonctionnel est une phase nécessaire pour accompagner tout grand projet de mise en œuvre d’un nouvel outil.  

De mars à juillet 2020, nous sommes intervenus au sein de la Direction Financière d’une grande entreprise du secteur des transports. Notre étude s’est inscrite dans deux démarches ambitieuses et complémentaires :   

  • La mise en place d’un programme d’outils de pilotage de la performance économique, ayant pour objectif de faire évoluer les processus et outils de suivi de la performance économique  
  • Une entité de Gouvernance de la donnée avec pour mission la définition du nouveau MDG, la modélisation des données financières ainsi que la mise en place de la gouvernance de ces données 

Notre mission : 

L’objectif de notre mission était de réaliser une étude sur les possibilités de décommissionnements d’outils décisionnels sur un périmètre applicatif assez large. Ces éventuels décommissionnements interviennent dans un environnement applicatif complexe et hétérogène. Notre mission doit permettre de garantir la cohérence globale des reportings de gestion, en unifiant les processus vers le nouvel outil et en simplifiant le paysage applicatif et les processus associés. 

Concrètement, nous avons été amenés à : 

  • Définir notre périmètre d’action  
  • Rencontrer les interlocuteurs opérationnels (contrôle de gestion, production) : identifier tous les outils décisionnels officiels ou non (shadow IT) qu’ils utilisent dans leur processus de gestion, ainsi que les types d’utilisation (restitutions directes ou extractions pour des bases excel/power BI) 
  • Rencontrer les interlocuteurs DSI : identifier les sources, les adhérences entre les différentes applications et les coûts de maintenance associés 
  • Participer aux ateliers avec le groupe projet du nouvel outil de pilotage de la performance : déterminer les zones de partage fonctionnels entre le nouvel outil et les applications qui pourraient faire l’objet d’un décommissionnement, mais également les évolutions nécessaires à apporter en vue d’un décommissionnement et les efforts de conduite du changement pour l’adoption du nouvel outil 
  • Réaliser une cartographie des applications : démontrer la multiplicité et la complexité du paysage applicatif et identifier les simplifications possibles 
  • Construire une grille d’analyse : définir et ordonner l’ensemble des critères permettant de rendre le décommissionnement des applications plus ou moins prioritaires 
  • Réaliser le livrable final pour la restitution : expliquer la démarche de l’étude, analyser les différents retours des ateliers métiers et DSI, et pour les outils dont le décommissionnement nous est apparu comme prioritaire, présenter les différentes hypothèses (décommissionnement ou non) avec les impacts associés (notamment impacts financiers) 

Les enjeux de la mission : 

Les principaux enjeux de cette mission ont été les suivants : 

  • Mettre en lumière la complexité du paysage applicatif actuel 
  • Souligner l’importance du projet de gouvernance de la donnée  
  • Démontrer la nécessité d’optimiser et de simplifier les outils de gestion à l’aide d’une application de reporting moderne et facilement adaptable 

Les conclusions de notre étude ont permis d’orienter les décisions stratégiques dans les différents comités de pilotage.